Eine Eigentümergemeinschaft hat auch außerhalb der jährlichen Eigentümerversammlung oder im Rahmen einer außerordentlichen Versammlung die Möglichkeit, Beschlüsse zu fassen. Gemäß § 23 Abs. 3 WEG ist ein Beschluss auch ohne Versammlung gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform abgeben.
Die Anforderungen an einen wirksamen Umlaufbeschluss liegen verhältnismäßig hoch. Somit findet der Umlaufbeschluss vorrangig in kleinen, überschaubaren Gemeinschaften Anwendung . Auch in Gemeinschaften, deren Eigentümer weit verstreut wohnen, zum Beispiel bei Kapitalanlegern oder Ferienwohnanlagen, kann ein Umlaufbeschluss im Einzelfall sinnvoll sein. Ist die Gemeinschaft jedoch bekanntermaßen zerstritten oder es handelt sich um eine sehr große Gemeinschaft, sollte ein solcher Beschluss wegen des Erfordernisses der Allstimmigkeit aber von vornherein nicht in Erwägung gezogen werden.
Folgende Punkte müssen für einen wirksamen Umlaufbeschluss beachtet werden:
- Der Umlaufbeschluss hat in Textform zu erfolgen.
- Alle Eigentümer müssen in Textform dem Beschluss zustimmen.
- Rechtswirksam ist ein schriftlicher Beschluss nur dann, wenn der Hausverwaltung alle Zustimmungserklärungen zugegangen sind.
- Auch, wenn es sich um Angelegenheiten handelt, für die normalerweise ein Mehrheitsbeschluss ausreicht, müssen alle Eigentümer dem Beschluss zustimmen.
- Das Ergebnis des Umlaufbeschlusses muss den Eigentümern mitgeteilt werden. Entweder durch Rundschreiben oder Aushang in der Wohnungseigentumsanlage.
Die Textform ist in § 126b BGB geregelt. Der Textform genügt insoweit eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, welches es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.
Demnach genügt also eine Zustimmung per Telefax oder aber auch auf elektronischem Weg per E-Mail oder als (Pdf-)Datei. Weiter genügt auch die Zustimmung durch spezielle Handy-App oder über das Internet auf entsprechend eingerichteter Plattform.
Beschlussfassung mit einfacher Mehrheit:
Bislang war gemäß der alten Rechtslage bei einer Beschlussfassung im Umlaufverfahren des § 23 Abs. 3 WEG a. F. zu beachten, dass ein Beschluss lediglich dann zustande kommt, wenn sämtliche im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer ihre Zustimmung erteilen. Beteiligt sich auch nur ein Wohnungseigentümer am Abstimmungsvorgang nicht, kommt ein Beschluss nicht zustande. Selbst wenn alle übrigen Wohnungseigentümer ihre Zustimmung erteilen.
Durch die neue Rechtslage wird die Willensbildung seit dem 01.12.2020 erheblich vereinfacht. Den Wohnungseigentümern wird im Einzelfall ermöglicht, auch eine Mehrheitsentscheidung im Umlaufverfahren herbeiführen zu können. Der Gesetzgeber ist dabei durchaus weiterhin der Auffassung, dass die Mehrheitsentscheidung nach Diskussion und Erörterung in der Wohnungseigentümerversammlung erfolgt. In der wohnungseigentumsrechtlichen Praxis sind Fälle verbreitet, in denen im Rahmen der Wohnungseigentümerversammlung zwar ein Beschlussantrag diskutiert und erörtert, eine abschließende Entscheidung aber noch nicht getroffen werden kann, weil noch keine ausreichende Informationsgrundlage existiert.
Auch Umlaufbeschlüsse sind anfechtbar. Die einmonatige Anfechtungsfrist gemäß § 46 Abs. 1 WEG beginnt mit dem Tag des Zugangs der Mitteilung über das Beschlussergebnis durch die Verwaltung an die Eigentümer.
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